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Como potencializar a comunicação interna com chatbots

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Você provavelmente já ouviu falar sobre o uso de assistentes virtuais na interação entre empresas e o seu público. Mas você já pensou em usar um chatbot na comunicação interna do seu negócio?

Apesar de ser menos comum, o uso de chatbots para auxiliar na comunicação entre colaboradores de uma empresa vem ganhando força e se tornando uma tendência.

De acordo com a pesquisa Mapa do Ecossistema Brasileiro de Bots 2019, realizada pela Mobile Time, 69% das empresas desenvolveram chatbots com a finalidade de apoio a backoffice, ou seja, para funções relacionadas a demandas internas do negócio.

E atualmente, o uso de chatbots para esta finalidade tem crescido de forma ainda mais acelerada, graças ao aumento exponencial de empresas trabalhando em home office e que precisaram encontrar formas de manter a comunicação entre a equipe efetiva.

Toda essa movimentação mostra que as empresas estão percebendo que os assistentes virtuais podem ir muito além do que estabelecer diálogos superficiais e responder dúvidas do seu público. Pelo contrário! Eles podem ser uma importante ferramenta para gerir a comunicação da sua equipe.

E é isso que você vai entender neste material. Boa leitura!

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Um pouco sobre comunicação interna e sua importância nas organizações

Antes de falarmos sobre o uso de um chatbot na comunicação interna da empresa, vamos entender melhor este conceito e a sua importância dentro das organizações.

De acordo com a especialista em Comunicação Social e Relações Públicas Margarida Kunsch, a comunicação interna é:

o setor planejado, com objetivos bem definidos, para viabilizar toda a interação possível entre a organização e seus empregados, usando ferramentas da comunicação institucional e até da mercadológica”.

Em outras palavras, entende-se por comunicação interna, um conjunto de ações que tem como objetivo facilitar a transmissão de mensagens estratégicas dentro de uma organização. Essa transmissão pode ser vertical, ou seja, da liderança para baixo, ou horizontal, entre colaboradores que atuam no mesmo nível hierárquico.

A comunicação interna possui um papel estratégico dentro das organizações. Ela é responsável pelo alinhamento de valores e objetivos entre empresa e funcionários, pelo clima organizacional e por manter a equipe informada, engajada e motivada.

Isso é muito importante, pois aquilo que sua empresa apresenta para o mundo é o reflexo do que ela faz dentro de casa. Neste contexto, é essencial manter uma comunicação interna efetiva, visto que os colaboradores são representantes do seu negócio e podem contribuir para exaltar ou minar sua credibilidade.

A seguir, veremos quais impactos positivos uma estratégia de comunicação interna bem-sucedida pode trazer para a sua empresa, assim como quais problemas podem surgir em decorrência de uma estratégia ineficaz.

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Como a comunicação interna eficiente impacta nos negócios?

Quando uma empresa possui uma comunicação interna eficiente, independente de seu porte ou segmento de atuação, ela desfruta de alguns impactos positivos. Separamos alguns destes benefícios a seguir.

Alinhamento entre a equipe e a empresa

Empresas com boa comunicação interna experimentam um alinhamento de propósito com seus colaboradores, que compartilham das mesmas ideias de missão, visão e valores.

Isso é importante, pois o alinhamento de valores gera uma unidade de discurso, essencial no atendimento ao cliente, principalmente em momentos de crise.

Agilidade nos processos

Quando você consegue integrar colaboradores com procedimentos e outros departamentos da empresa através de estratégias de comunicação interna, você ganha mais agilidade no desempenho de tarefas e nas tomadas de decisão, aumentando a produtividade da equipe como um todo.

Melhoria do clima organizacional

Manter uma comunicação clara e objetiva traz mais transparência nas atividades da empresa, melhorando o clima de trabalho.

Também evita a famosa “rádio-peão”, ou seja, rumores e fofocas que só atrapalham e podem gerar conflitos entre os colaboradores.

Aumento do engajamento dos funcionários

Uma comunicação interna efetiva é capaz de manter os colaboradores motivados.

Assim, eles entendem a sua participação no negócio, se sentem valorizados e se tornam defensores da sua marca.

E quais os impactos negativos de uma comunicação interna ineficaz?

Quando uma empresa não dá a devida atenção à sua comunicação interna, podem ocorrer diversas situações capazes de comprometer a produtividade e competitividade do seu negócio.

Conheça alguns impactos negativos de uma comunicação ineficaz entre empresa e colaboradores.

Queda de produtividade, menos lucros

Quando não existe uma comunicação interna efetiva na organização, é comum que mensagens, informativos, documentos e feedbacks se percam.

Isso faz com que cada um trabalhe de forma diferente, sem se sentirem parte do todo. Essa falta de integração faz com que os processos se tornem mais demorados e confusos, representando queda na produtividade.

Sem falar no público da empresa, que pode ser impactado com a falta de organização e até deixar de fazer negócios, gerando menos oportunidades para a empresa.

Ruídos e fofocas na comunicação

Quando uma empresa não exerce o seu papel dentro da comunicação interna, os próprios colaboradores passam a assumir este papel, propagando as informações que julgam relevantes.

Isso causa fofocas e pode gerar conflitos entre os colaboradores, piorando o clima organizacional.

Perda de credibilidade

Este problema está relacionado ao tópico anterior. Quando uma empresa só se posiciona sobre um assunto depois que todos os colaboradores já estão comentando de maneira informal, há um enfraquecimento da credibilidade da organização e de seus líderes.

Entender a comunicação interna da sua empresa como algo estratégico pode evitar os problemas citados acima. Mas para isso, é importante que você tenha o controle do fluxo de informações e que os transmita com agilidade e transparência.

E é neste momento que o uso de ferramentas tecnológicas como os assistentes virtuais podem ajudar.

A seguir vamos entender melhor como o uso de um chatbot na comunicação interna pode ajudar a sua empresa a integrar e se comunicar de forma mais assertiva com a sua equipe.

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O que é chatbot e como ele funciona

Antes de falarmos sobre o uso do chatbot na comunicação interna, é preciso entender o que é um chatbot e como ele funciona.

Chatbots – também conhecidos como assistentes virtuais – são sistemas inteligentes programados para auxiliar pessoas e empresas em uma ou mais tarefas, simulando conversas humanas.

Quando desenvolvidos por plataformas inteligentes, os chatbots funcionam graças a tecnologias como a Inteligência Artificial (AI) e o Processamento de Linguagem Natural (PLN) e podem ser programados para desempenhar diferentes tarefas como:

  • Responder dúvidas frequentes;
  • Fazer pesquisas 24/7;
  • Fazer sugestões de produtos;
  • Captar informações do usuário de forma contextualizada;
  • Gerar e/ou qualificar leads;
  • Auxiliar no processo de vendas;
  • Enviar materiais e conteúdos;
  • Fazer reservas de vôos, quartos e mesas;
  • Fazer cobranças e pagamentos online;
  • E claro, melhorar a comunicação interna da sua empresa.

Um grande diferencial dos chatbots é que eles podem ser implantados em diferentes canais de comunicação da sua empresa, como aplicativos de troca de mensagens (WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger) e também em sites, blogs ou o app do seu negócio.

Eles também podem ser integrados com outros softwares, o que possibilita a programação de recursos específicos para o seu negócio.

Por exemplo, ao integrar o seu chatbot com um sistema de atendimento ao cliente, o assistente virtual pode iniciar o suporte com os seus usuários e depois direcioná-los para seus atendentes da equipe humana.

Isso agiliza o seu SAC, afinal, um chatbot pode realizar inúmeros atendimentos simultaneamente. No final, você entrega uma experiência muito mais agradável para o seu usuário.

 Também é através da integração com um sistema de atendimento que você consegue usar o chatbot na comunicação interna da empresa. E é isso que veremos a seguir.

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Como criar o seu chatbot para comunicação interna

Como dissemos anteriormente, ao integrar um chatbot com um sistema de atendimento do tipo livechat, você possibilita que a sua equipe de atendimento converse com os seus clientes, mas também entre si.

É o que a Push Chatbots Platform oferece com a sua integração com o Rocket.Chat.

Nesta solução, o chatbot integrado ao livechat permite que a sua equipe de atendimento ofereça suporte ao cliente ao vivo e ainda use o mesmo sistema para otimizar a comunicação interna.

Com a Push Chatbots integrada ao Rocket.Chat você pode:

  • Criar grupos;
  • Compartilhar documentos e arquivos;
  • Conversar em tempo real;
  • Fazer videoconferências e chamadas de áudio com a sua equipe.

E o melhor é que esta ferramenta pode ser implantada em aplicativos que todos os seus colaboradores já conhecem e estão familiarizados, como o WhatsApp, por exemplo.

Assim, você torna a comunicação interna mais rápida e ágil e evita que mensagens e documentos se percam, como acontece com outras ferramentas de comunicação tradicional como o e-mail, por exemplo.

Além disso, você centraliza todas os informativos e comunicados em um único canal oficial da empresa, o que evita fofocas e desentendimentos. Você também pode usar o chatbot para engajar e motivar os colaboradores, melhorando o clima organizacional da empresa.

E tudo isso por um preço acessível. Se você ainda está em dúvida, veja a seguir e em detalhes como um chatbot na comunicação interna pode trazer vantagens para a sua empresa.

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Como um chatbot auxilia na comunicação interna da sua empresa

Se você se interessou pela ideia de usar um chatbot na comunicação interna da sua empresa, vamos mostrar alguns benefícios reais de adotar esta tecnologia.

Evita a perda de mensagens

Em um dia de trabalho os seus colaboradores podem receber dezenas ou até centenas de mensagens na caixa de e-mail.

Por isso, é muito fácil um e-mail importante passar despercebido e se perder em meio a tantas mensagens, prejudicando a comunicação interna.

Assim, não dá para confiar que a sua mensagem será notada se ela for enviada por e-mail, mas se ela for enviada por um chatbot, as chances de que ela seja visualizada pelos membros da sua equipe será muito maior.

Possui interface conhecida

A grande vantagem do uso de chatbots é que eles podem ser implantados em aplicativos de mensagens, ou seja, em uma interface que já é conhecida por todos.

São exemplos o Whatsapp ou o Facebook Messenger. Estes apps são tão abrangentes que muito provavelmente já fazem parte da vida e rotina dos funcionários mais desconectados.

Colocar-se ali por meio de um chatbot significa que mesmo colaboradores que tem pouca familiaridade com informática ou tecnologia podem ser impactados pelas comunicações enviadas pela sua empresa.

Atinge colaboradores de todas as áreas

Nem todos os profissionais de uma organização trabalham o tempo todo na frente de um computador.

Profissionais da saúde, indústria e varejo são exemplos de colaboradores que estão sempre com o público ou operando máquinas e não tem tempo de checar seus e-mails com frequência.

Neste contexto, se você usa um chatbot na comunicação interna da sua empresa, basta que este colaborador esteja com um smartphone no bolso para que ele seja alcançado pela sua mensagem.

Tem a acessibilidade como característica

A acessibilidade é uma característica importante dos chatbots.

Além de alcançar pessoas com pouca familiaridade com tecnologia e colaboradores que não tem acesso ao computador o tempo todo, o uso do chatbot na comunicação interna permite apoiar usuários com deficiência.

Isso porque todos os aplicativos de mensagens e sistemas operacionais utilizados por chatbots são acessíveis e possuem interface que funciona muito bem para usuários com deficiência.

Envia mensagens mesmo offline

Apesar do uso de chatbots ser mais comum em aplicativos de troca de mensagens online, como o WhatsApp ou o Telegram, eles também funcionam sem a internet e podem se adaptar a ferramentas de envio offline, como o SMS.

Esta é uma excelente saída para momentos em que você está com a conexão lenta ou sem funcionar e precisa enviar alguma informação ou solicitação importante.

Oferece comunicação rápida e ágil

Ao contrário de um e-mail, que pode ser longo e cansativo, as mensagens enviadas por um chatbot são curtas e objetivas.

Em outras palavras, os chatbots são formas ágeis de transmitir um recado e vão direto ao ponto. Assim, eles reduzem o tempo que um colaborador usa para interagir com a empresa e ainda garantem o entendimento da mensagem.

E o melhor é que os assistentes virtuais são uma forma tão dinâmica de comunicação que beneficiam até mesmo quem escreve as mensagens.

Afinal, redigir um e-mail corporativo muitas vezes é mais desafiador e demorado do que escrever uma simples mensagem.

Permite a integração entre os colaboradores da sua equipe

O uso do chatbot na comunicação interna com um livechat permite que a sua equipe esteja integrada mesmo nos casos de trabalho remoto.

Essa ferramenta permite que os colaboradores interajam de diversas formas e é uma ótima solução para manter o engajamento e a motivação da equipe.

Entre as possibilidades de interação, podemos citar a criação de grupos, conversas em tempo real e as videoconferências.

Bônus: dicas para melhorar a comunicação interna

Estamos chegando ao fim deste material e como bônus, vamos dar algumas dicas gerais de como melhorar a comunicação interna da sua empresa. Confira.

Evite o excesso de informação

Cuidado com a quantidade de mensagens que você envia para a sua equipe. Informação demais faz com que os colaboradores não deem atenção ou valor a elas.

Isso pode fazer com que uma informação ou solicitação importante passe despercebida.

Envolva a liderança

Para que a comunicação interna ocorra com qualidade, a liderança da empresa deve estar comprometida com a melhoria do diálogo.

Instrua seus líderes para que eles sempre mantenham os colaboradores informados do que acontece na empresa, sejam claros nas demandas e solicitações e que estejam abertos a dar e receber feedback.

Mensure os resultados sempre

Como toda estratégia, é preciso mensurar a efetividade da sua comunicação interna para saber se as ações executadas têm gerado resultados positivos.

Uma forma de realizar esta mensuração é fazendo pesquisas de satisfação com os colaboradores periodicamente.

Além disso, existem alguns indicadores que podem ser medidos, como percentual de retrabalho, nível de produtividade e número de conflitos interpessoais.

Invista em novas tecnologias

Atualmente, existem diversas ferramentas que podem te ajudar a melhorar a comunicação interna da sua empresa.

Neste material, falamos de uma delas, o uso dos chatbots.

A tecnologia vem para somar ao mundo corporativo, por isso estar atento às novidades e separar um orçamento para soluções relacionadas à inovação é sempre importante.

Afinal, o uso de inteligência artificial pode ser um diferencial competitivo para a sua empresa.

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Inteligência artificial: bônus também para a produtividade

70% das organizações integrarão a Inteligência Artificial para ajudar na produtividade dos funcionários até 2021.

(Gartner Group)

Um exemplo disso são os chatbots utilizados como assistentes virtuais. É uma forma que as empresas encontraram para automatizar o atendimento ao consumidor.

Um chatbot que foi preparado para atender é aquele cujo objetivo principal é alcançado: obter dados básicos dos usuários e garantir que a empresa tenha permissão para que o contato seja realizado em outra ocasião.

É dessa forma que um chatbot transfere apenas chamados complexos, deixando que os agentes humanos trabalhem em atividades estratégicas. Todo o trabalho burocrático e repetitivo pode ser automatizado!

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Como evoluir a comunicação com IA e chatbots?

Algumas das maiores empresas do planeta já têm confiado sua comunicação, seja externa ou interna, à Inteligência Artificial com ótimos resultados. E isso ocasiona o crescimento da ferramenta também aqui no Brasil.

Entrando em contato com o Push, você terá acesso à toda a tecnologia e eficiência proporcionadas por essa tecnologia. Você vai perceber que é um investimento menor do que imagina, mas com retornos muito positivos!

Os chatbots não são todos iguais. Para cada empresa, cria-se um chatbot com inteligência artificial e características específicas.

Além de toda a eficácia e economia, eles podem representar um importante passo da sua empresa rumo à modernização e inovação.

Fazer “igual a todo mundo” nunca deixou ninguém rico. Pense nisso.

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Concluindo…

Viu como os chatbots podem tornar a comunicação interna da sua empresa mais eficiente? E o melhor é que estes assistentes são financeiramente acessíveis e apresentam um excelente custo-benefício.

Seja para equipes remotas ou não, o uso dos chatbots vem para agregar e mudar a forma como empresas e colaboradores se comunicam, tornando as interações mais dinâmicas e ágeis, como o mundo em que vivemos hoje exige.

Se você se interessou pelo assunto e quer usar um chatbot na comunicação interna do seu negócio, fale com um de nossos especialistas, conheça todas as possibilidades da Plataforma Push Chatbots e eleve a comunicação com seu público interno a outro nível!