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Chatbot para empresas: 6 dicas para um atendimento ágil

Chatbot para empresas: 6 dicas para um atendimento ágil. Plataforma Push

Um dos maiores benefícios de ter um chatbot para empresas é que ele acelera o atendimento nos canais de comunicação e não deixa nenhuma oportunidade passar.

Ter um assistente virtual disponível full-time, ou seja, 24 horas por dia, 7 dias da semana, já torna o atendimento ágil.

Afinal, o usuário não terá que esperar o horário comercial para sanar suas dúvidas ou resolver suas solicitações. Também nem precisará entrar em uma fila de espera, já que o chatbot pode fazer vários atendimentos simultâneos.

Mas você sabia que é possível ter um atendimento ágil com um chatbot para empresas? Isso porque as possibilidades desta solução tecnológica são muito amplas.

Os chatbots podem ser programados para desempenhar diversas tarefas que antes seriam feitas por colaboradores humanos. Além disso, pode ser integrado com diferentes sistemas que aumentam ainda mais as suas aplicabilidades.

Pensando nisso, separamos 6 dicas para que você possa explorar melhor o potencial de um chatbot para empresas e, assim, acelerar ainda mais o atendimento nos canais de comunicação do seu negócio. Confira!

1. Faça fluxos baseados no FAQ da sua empresa

Uma das principais aplicabilidades de um chatbot é o atendimento ao cliente. De acordo com a pesquisa Mapa do Ecossistema Brasileiro de Bots 2019, 94% dos bots desenvolvidos no ano passado tinham como finalidade o SAC.

No entanto, de nada adianta ter um chatbot de atendimento se ele não souber responder as principais dúvidas do usuário.

Quando isso acontece, ao invés do chatbot agilizar o atendimento, ele acaba causando atrasos na dinâmica de suporte e entregando uma péssima experiência para o usuário.

Afinal, nada é mais frustrante que entrar em contato com uma empresa e ser atendido por um assistente virtual totalmente robotizado e que não consegue atender as suas solicitações, não é mesmo?

Para evitar esse tipo de situação, uma dica é montar os fluxos conversacionais do seu chatbot para empresas de acordo com o seu FAQ. Isto é, as perguntas mais frequentes feitas pela sua audiência.

Assim, você tem certeza de que o chatbot poderá sanar as solicitações mais comuns dos seus usuários. E para não criar um assistente robotizado, a dica é investir em tecnologias como Inteligência Artificial (AI) e Processamento de Linguagem Natural (PLN). Assim, ele poderá resolver diferentes demandas com um diálogo bem natural.

2. Programe o chatbot para resolver demandas financeiras comuns

As solicitações financeiras estão entre as mais comuns dos usuários. Tanto que, de acordo com a pesquisa citada anteriormente, 54% dos bots desenvolvidos em 2019 tinham como finalidade cobrança e outras demandas financeiras.

Portanto, para um atendimento ágil ao seu público com um chatbot para empresas, é recomendável programá-lo para solucionar algumas demandas financeiras dos seus usuários.

Ao integrar um chatbot inteligente com o ERP da sua empresa, ele poderá desempenhar diferentes tarefas financeiras. As aplicabilidades dependerão das particularidades do seu negócio, mas entre as mais comuns, podemos citar:

  • Emissão de 2ª via de boleto;
  •  Consultas a saldos e extratos;
  • Fornecer posição financeira;
  • Emissão de títulos;
  • Envio de confirmações de pagamento;
  • Renegociação de vencimento.

Assim, ao invés do chatbot apenas realizar a triagem das solicitações do usuário e depois redirecioná-lo para atendentes humanos do setor financeiro, ele mesmo solucionará a demanda. Isso traz mais agilidade para o atendimento e, consequentemente, uma experiência mais positiva para o usuário.

3. Crie um chatbot capaz de realizar agendamentos

Alguns negócios possibilitam o agendamento ou reserva de horários. São exemplos os salões de beleza, SPAs, consultórios médicos, restaurantes, hotéis e companhias aéreas.

Para estas empresas, é possível programar o chatbot para realizar estas reservas de forma automática, sem que o usuário seja redirecionado para um atendente humano.

Ao integrar um chatbot inteligente com seu sistema de reservas, ERP ou CRM, ele poderá consultar a agenda e assim realizar a reserva de acordo com a disponibilidade de dias e horários.

Além disso, o chatbot pode ser implementado em diferentes canais, por exemplo, aplicativos de troca de mensagens, como o WhatsApp, no site da sua empresa e nas redes sociais. Ou seja, o usuário pode ser atendido e realizar a reserva através do canal de comunicação que preferir.

Já imaginou o quanto essa simples ação agiliza o atendimento ao seu público e poupa o tempo de trabalho da sua equipe humana? Incrível não?

4. Integre o chatbot com o WhatsApp da sua empresa

Se você quer agilizar o atendimento ao público com um chatbot para empresas, a dica é integrar o assistente virtual ao WhatsApp.

O aplicativo já faz parte da vida das pessoas. Vamos há alguns dados da pesquisa Mensageria no Brasil 2020 e que comprovam este fato:

  • 120 milhões de brasileiros utilizam o aplicativo;
  • Está presente em 99% dos smartphones dos brasileiros;
  • 98% dos brasileiros usam o aplicativo diariamente;
  • 76% dos usuários usam o aplicativo para conversar com marcas.

Analisando estes dados, fica clara a importância desta ferramenta nas estratégias de comunicação da sua empresa.

Além da relevância na comunicação entre empresa e audiência, ao integrar um chatbot com o aplicativo, é possível utilizar a API do WhatsApp, que libera diferentes recursos capazes de agilizar ainda mais o atendimento.

Por exemplo, com o WhatsApp API você pode utilizar o telefone fixo da sua empresa no aplicativo e com apenas um número, realizar diversos atendimentos simultâneos.

Isso é um ganho enorme em termos de agilidade e experiência do usuário, visto que o tempo de resposta será reduzido. Sem contar que o seu público contará com suporte via WhatsApp 24 horas por dia, 7 dias da semana.

Também pode integrar o chatbot com sua plataforma de automação de marketing, ERP, CRM ou outros sistemas que você utiliza na sua empresa e assim, aumentar ainda mais as possibilidades de atuação do assistente virtual.

Além disso, ao integrar um chatbot para empresas com o WhatsApp e liberar o uso da API, o perfil da sua organização se torna uma conta oficial e ganha um selo que certifica que aquele perfil corresponde à sua empresa. Isso é ótimo, pois aumenta a credibilidade da sua marca perante o seu público.

5. Integre o assistente virtual com um livechat

A integração de um chatbot para empresas com um livechat é uma das dicas mais importantes para quem quer tornar o SAC mais dinâmico e rápido.

Livechat é uma plataforma de comunicação em tempo real que permite maior interação com os seus clientes.

Se você integrar o chatbot ao WhatsApp e a um livechat, você terá um verdadeiro sistema de atendimento, com um canal único de comunicação.

Funciona assim: quando um usuário entra em contato com a sua empresa via WhatsApp, do outro lado da conversa está a sua equipe de atendimento ao cliente com diversos atendentes, certo?

Com a integração é possível direcionar estes usuários para os seus atendentes disponíveis, que dispõem de um sistema de atendimento que oferece suporte ao vivo (livechat).

Com apenas um único número de Whatsapp, sua empresa pode fazer vários atendimentos com diferentes agentes simultaneamente. Vale lembrar que quando o chatbot direciona o usuário para um atendente humano, ele transmite todo o histórico da conversa, o que torna o atendimento mais rápido e produtivo.

Além disso, a integração com um livechat também pode ser utilizada para agilizar a comunicação interna da sua empresa, ou seja, você usa a mesma plataforma de atendimento para se comunicar com seus colaboradores.

Com um livechat é possível criar grupos, compartilhar arquivos, conversar em tempo real, fazer videoconferências e chamadas de áudio com a sua equipe.

O uso de uma única plataforma integrando chatbot e colaboradores torna a comunicação mais ágil e produtiva, tornando o atendimento ao cliente mais rápido.

6. Permita que o chatbot realize direcionamentos para setores específicos

Uma das principais atribuições de um chatbot é realizar o primeiro atendimento ao usuário e assim, fazer uma triagem das solicitações, redirecionando o atendimento para a equipe humana sempre que necessário.

Uma dica para evitar a perda do dinamismo no atendimento é programar o chatbot para realizar o direcionamento destes usuários para atendentes humanos de setores específicos.

Veja só: se um usuário traz uma demanda financeira que o chatbot não pode solucionar sozinho, o ideal é que ele direcione para um atendente do setor financeiro.

Direcionar usuários para qualquer atendente, que posteriormente vai direcioná-lo para um atendente específico, cria um “passo” a mais para o cliente, que pode gerar uma experiência negativa e até fazê-lo desistir no meio do processo.

Portanto, ao traçar a estratégia de comunicação com um chatbot para empresas, lembre-se de permitir redirecionamentos para setores específicos.

Por fim, vale ressaltar que cada negócio tem as suas particularidades, assim, nem todas as dicas se aplicarão à sua empresa.

Mas o mais importante é entender que os chatbots são ferramentas muito flexíveis e que independente da sua área de atuação, eles podem tornar o atendimento da sua empresa mais rápido e a sua equipe humana mais produtiva.

Se você se interessou pelo assunto e quer saber mais, leia o artigo Chatbot para empresas: como ele pode ser útil na sua.

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