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3 dicas para melhorar a rotina de cobrança nas empresas

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Sem cobrança, não há dinheiro na empresa, certo? Isso pode ser causado pela falta de um processo adequado ou por rotinas menos modernas, afinal, até as pequenas empresas possuem regras definidas ou terceirizam essas atividades. Hoje também existem ferramentas mais inovadoras, com serviços automatizados por chatbots (leia o texto até o final para conferir essa dica!).

Com a inadimplência sem controle, imagine funcionários com salários atrasados e empresas sem caixa para manutenção e investimentos importantes. Pense também nos consumidores que não conseguem ter o suporte correto para compreender suas situações e oferecer melhores negociações de dívidas. Isso pode afastar mais ainda os clientes.

Conflitos geram desgastes em qualquer tipo de relacionamento mantido pelas empresas. Por isso, separamos dicas para este cenário ficar longe de ser realidade nas empresas!

Por que implantar uma rotina de cobranças?

Um fato é certo: criar normas no setor de cobranças é essencial até mesmo para as pequenas empresas. As orientações de como e quando realizar as ações, especialmente qual o momento para contatar consumidores, são passos básicos para recuperação e manutenção de créditos de qualquer organização.

É por isso que um Manual de Cobranças é muito recomendado, com planejamento e procedimentos descritos mesmo que sucintos. Outras definições que auxiliarão os colaboradores são as definições de metas, indicadores de desempenho e acompanhamento dos atendimentos.

Ah, não podemos esquecer de simplificações nos processos! Um exemplo inovador é o uso de novas tecnologias para automatizar cobranças, como os chatbots.

Compartilhar e integrar informações também é importante! O setor de cobrança ou o profissional encarregado desse papel (no caso de pequenas empresas), deve repassar seus dados para área financeira, comercial e administrativa, por exemplo. A saúde financeira de uma empresa não se trata apenas de números, mas sim da troca de dados! Todos devem estar alinhados e cientes dos índices de inadimplência, recuperações e prorrogações para que seja realizada a melhoria contínua.

Agora que você já sabe a importância de um setor e de uma rotina de cobrança, vamos às dicas!

1. Entenda que cobrar não é tão simples assim

Até aqui, você já viu que não basta manter o equilíbrio financeiro ou bater as metas de vendas. É preciso fazer cobrança de forma profissional para gerar rentabilidade.

Estabelecimentos têm feito esse papel de forma rude e sem qualquer profissionalismo ou respeito, algo que pode afetar sua reputação no relacionamento com clientes.

Clientes inadimplentes são tão importantes quantos os consumidores potenciais. Eles possuem débitos por algum motivo pessoal e isso precisa ser tratado com atenção pela empresa para cativá-los ainda mais.

Outro ponto importante é que, com o alto índice de inadimplentes em todo o país, recuperar e negociar créditos tem sido uma ação estratégica adotada pelos setores financeiros.

Contatos de cobrança nunca são muito agradáveis, não é? Por isso, o tom na comunicação é muito importante. Tratar os consumidores com empatia, compreendê-los e trazer as melhores soluções de condições de pagamento são ações que trarão muitos resultados positivos.

Então, já sabe: a dica mais importante é ter noção de que cobranças devem ser negociadas com cautela.

2. Tenha uma régua de cobrança

A régua de cobrança nos setores financeiros é, basicamente, um cronograma de contatos com o cliente, onde é definido como e quando notificá-los.

Quem trabalha com pagamentos recorrentes precisa notificar adequadamente os seus clientes. Ao mesmo tempo em que a régua de cobrança é ótima para os consumidores (especialmente para os mais esquecidinhos) por lembrar de datas limites de pagamentos, ela também é perfeita para a saúde financeira da empresa por combater a inadimplência.

Por exemplo: vamos supor que uma compra por boleto tenha acabado de ser gerada em um e-commerce e o consumidor tenha esquecido de pagar no momento. Por padrão, a loja decide reenviar um lembrete de pagamento um dia antes da data de vencimento do boleto.

E isso é realmente ótimo para aquelas pessoas mais distraídas!

Veja só algumas dicas importantes para a sua régua de cobrança:

  • Defina um calendário de notificações. Essa sequência abaixo pode ser interessante:
  1. 3 dias antes do vencimento;
  2. No dia do vencimento;
  3. 1 dia depois do vencimento;
  4. 7 a 12 dias depois de vencido.
  • Nos conteúdos das mensagens, seja simpático e bastante esclarecedor para não restar dúvidas.

  • Use títulos chamativos no início das suas mensagens ou nos títulos de e-mail. Alguns exemplos: “LEMBRETE: Olá, (nome)! Pague sua fatura no valor de até 05/07“. “BOLETO ATRASADO: Identificamos atraso no pagamento com vencimento no dia 05/07.“

  • Oferecer pagamento via cartão de crédito ou débito automático pode ser interessante para aqueles consumidores com histórico de atrasos.

Na próxima dica, falamos sobre como as novas tecnologias com inteligência artificial podem ajudar nesta etapa!

3. Invista em novas tecnologias

Para inovar e aumentar a eficiência da rotina de cobrança, é importante ter um arsenal de comunicação para aplicar no atendimento ao cliente! E-mail, SMS e redes sociais são alguns exemplos há muito tempo utilizados nas empresas.

Mas também não é novidade que, em plena era de transformação digital, o atendimento ao cliente tenha avançado e chegado ao nível de automação na comunicação, a exemplo dos chatbots.

Fazer a gestão da régua de cobranças, contatar clientes inadimplentes ou que atrasaram pagamentos não são processos tão fáceis assim. É por isso que muitas empresas estão adotando os chatbots para otimizar o relacionamento com seus clientes.

Além de reduzir custos operacionais, eles são capazes de simular conversas humanas e estão habilitados a solucionar problemas e a tirar dúvidas de forma rápida. Os diálogos podem ocorrer em redes sociais, SMS e mensagens de voz, por exemplo.

Ao automatizar o atendimento no setor financeiro, o processo de recuperação de valores fica mais regular. Isso significa mais recursos para a empresa, certo? Além disso, chatbots geram economia pelo custo operacional e direcionam funcionários para atribuições mais estratégicas.

Os chatbots são a nossa especialidade aqui na Ilhasoft 😀 .

A Susana é uma assistente desenvolvida para automatizar as atividades recorrentes do setor financeiro das empresas, como lembretes de vencimento e avisos de cobrança.

Ela é o SAC do setor de finanças das organizações.

Além de todos os seus benefícios, a Susana marca as mensagens não compreendidas para que sejam imediatamente enviadas a um funcionário. O colaborador que assumir o chat verá tudo o que foi dito até aquele momento, munindo-se de dados e informações para solucionar o atendimento.

Essas são dicas poderosas para você estar no caminho certo para a saúde financeira da sua empresa! Gostou do que a Susana pode fazer nos setores de cobrança? Então veja esse vídeo para conhecê-la ainda mais.


Você ficou interessado em como aplicar chatbots em seu setor financeiro? Nós podemos te ajudar! 🙂

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